Obuka i integracija zaposlenika u vremenima udaljenog/hibridnog rada. Ključne strategije

Radno mjesto, u doba ‘udaljenog rada’ (home office, regionalni uredi, …), prolazi kroz duboku transformaciju. Rasprostranjenost distribuiranih timova i potencijalno stalni model udaljenog i hibridnog rada potakli su ponovno vrednovanje procesa obuke i integracije za nove i postojeće zaposlenike. Ova promjena postala je osobito primjetna tijekom mojih nedavnih posjeta tvrtkama u Bostonu i New Yorku, gdje sam bio zapanjen da je u svakom uredu bilo minimalno pola radnih mjesta prazno (govorim o modernim high-tech uredima sa prekrasnim pogledima) i stopom fluktuacije zaposlenika od otprilike 30% – što je šokantno za nas koji smo navikli na stopu fluktuacije od 5-10% na našem tržištu.

Iako se i sami snalazimo sa organizacijom udaljenog rada, htio sam iskoristiti priliku da vidim kako se velike međunarodne korporacije i startupovi s izazovom integracije usred još značajne prisutnosti hibridnog rada i fluktuacije zaposlenika. Na temelju onoga što sam vidio, izdvojio bi tri ključne strategije koje organizacijama mogu pomoći u optimizaciji procesa obuke i integracije za distribuirane timove. Ove strategije su osmišljene kako bi olakšale prijelaz u okruženje udaljenog rada, osiguravajući da su novi članovi tima opremljeni za učinkoviti doprinos, bez obzira na njihovu lokaciju.

Izazovi Integracije u Udaljenom Radu

Moramo biti realni i reći da udaljeni rad više nije privremeno rješenje; to je dugoročna stvarnost za mnoge organizacije. Međutim, ova promjena donosi jedinstvene izazove, posebno u području obuke i integracije. Novi zaposlenici moraju se osjećati dobrodošlima i spremnima za učinkovit doprinos, unatoč fizičkoj odsutnosti. Ključno je pronaći načine kako ‘onboarding’ učiniti što glađim i efikasnijim.

Strategija 1: Ostanite fokusirani tijekom teams/zoom sastanaka

Česta zamka u integraciji udaljenih zaposlenika je tendencija online sastanaka da skrenu s teme. ‘Small talk’ je uredu, ali pretjerana količina može uzrokovati gubitak interesa i entuzijazma kod zaposlenika, što potencijalno dovodi do gubitka produktivnosti.

Održavanje Fokusa: Osigurajte da sastanci, uključujući integracijske sesije, ostanu usmjereni i budu u okviru planiranog vremena. Osoba odgovorna za organizaciju sastanka trebala bi to postaviti kao prioritet kako bi se sačuvalo dragocjeno vrijeme koje neće biti utrošeno na nepotrebne teme, čime će se efikasno iskoristiti pažnja novog zaposlenika.

Ne dopuštati Iako ‘small talk’ ima svoje mjesto, važno je odoljeti iskušenju da se previše ne udaljimo od glavne teme tijekom ovih sastanaka. Zapamtite, bit će dovoljno prilika za međusobno upoznavanje u budućnosti. Ovdje je ipak prioritet prenijeti sadržaj bitan za brzu obuku ili onboarding.

Strategija 2: Budite organizirani i ostanite jednostavni

Posljednje što želite tijekom integracije je nered i dojam nespremnosti. To šalje pogrešnu poruku novim zaposlenicima i može biti gubljenje dragocjenog vremena.

Organiziran proces integracije: Ključno je uspostaviti jasan i namjeran proces integracije (onboardinga), idealno centraliziran u jednoj platformi. Imati sve materijale i informacije za integraciju na jednom mjestu pomaže u izbjegavanju konfuzije i nereda, čime se štedi vrijeme i trud i za organizatore i nove zaposlenike.

Jednostavan i razumljiv jezik: Budući da integracija putem interneta već stvara određenu distancu, ključno je koristiti jednostavan i blizak jezik. Male promjene u izražavanju, poput prijelaza s “First name” na “What is your name?” i upotreba razgovornog jezika, mogu napraviti značajnu razliku. Ovaj pristup može pretvoriti zamoran dokument u jednostavnije iskustvo učenja, zadržavajući novog zaposlenika motiviranim i angažiranim.

Strategija 3: Stvaranje Stalnih Materijala za Integraciju

Integracija ne mora biti jedinstveno iskustvo za svakog novog zaposlenika. Zapravo, čineći ga uniformiranim i ponovljivim nudi brojne prednosti. Ključ je osigurati da svi dobiju iste osnovne informacije, uz istovremeno prilagođavanje individualnim potrebama.

Evergreen materijali za onboarding: Stvaranje stalnih materijala sadržaja koji se bavi uobičajenim aspektima onboardinga i obuke omogućuje organizacijama održavanje dosljednosti. Ovaj sadržaj čini temelj za nove zaposlenike.

Prilagodba putem ‘Live supporta’: Iako su standardizirani materijali bitni, prilagođavanje je jednako važno. Koristite live support pristup kako biste prilagodili iskustvo integracije prema individualnim potrebama svakog novog zaposlenika. To može uključivati prikupljanje specifičnih informacija i pružanje dodatnih uputa gdje je to potrebno.

Upotreba vizualnih pomagala i video materijala: Kako biste brzo i učinkovito prenijeli upute, iskoristite vizualna pomagala poput infografika i brzih video materijala. Vizualna komunikacija može pojednostaviti kompleksne informacije, olakšavajući novim zaposlenicima razumijevanje.

Implementacija stalne knjižnice: Održavanje ažurirane i stalne knjižnice materijala za integraciju značajno smanjuje napor potreban za uvođenje novih zaposlenika tijekom integracije i obuke jer mogu pristupiti resursima koji zadovoljavaju njihove specifične potrebe.

Dobar primjer učinkovite integracije i obuke za udaljene timove, mogao sa vidjeti u Microsoftu. Kao odgovor na nužnost udaljenog i hibridnog rada, Microsoft je preoblikovao svoj proces integracije i obuke. Naglasak je stavljen na digitalnu dostupnost, sažete materijale za obuku i personaliziranu podršku.

Centralizirajući svoje materijale za integraciju, koristeći razumljiv jezik i koristeći multimedijalne resurse, Microsoft je značajno smanjio vrijeme i resurse potrebne za prilagodbu novih članova tima. Rezultat je su zaposlenici koji se brzo i uspješno prilagođavaju udaljenom radu, osiguravajući neprekidan rad i dosljedne performanse, bez obzira na geografsku lokaciju.

Za kraj, smatram da ove strategije mogu biti uspješno implementirane i imaju potencijal potaknuti uspjeh organizacije u okruženju udaljenog/hibridnog rada, omogućavajući novim i postojećim zaposlenicima da doprinesu učinkovito i s povjerenjem.

O Autoru
Ivan Čevra je stručnjak za poslovno upravljanje s bogatim iskustvom u korporativnom sektoru. Nakon završenog diplomskog studija na Ekonomskom fakultetu nastavlja školovanje i stječe MBA diplomu na prestižnom IEDC Bledu. S preko 20 godina iskustva rada u korporacijama, Ivan se profilirao kao uspješan voditelj na izvršnim pozicijama.